Informationen zur Pandemie-Notfallplanung in der ppa

Stand 11.12.2020

Unter Beachtung der von der Landesregierung Rheinland-Pfalz gemäß der 13. Corona-Bekämpfungsverordnung vom 27. November 2020 vorgesehenen allgemeinen Schutzmaßnahmen bleibt die Dienststelle der ppa in Bad Dürkheim für den Publikumsverkehr vorübergehend geschlossen. Besuche sind zu unserem großen Bedauern bis auf Weiteres nicht möglich.

Zu Ihrem eigenen und dem Schutz unserer Beschäftigten und ihrer Familien bitten wir weiterhin darum, uns möglichst per Telefon oder E-Mail zu kontaktieren. Beihilfeanträge können per APP oder Post zugesandt werden oder im Briefkasten am Haupteingang eingeworfen werden.

Wir haben mit der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen und der räumlichen Entzerrung innerhalb der Dienststelle dafür Sorge getragen, dass derzeit alle Dienstleistungen auch im entzerrten Dienstbetrieb uneingeschränkt für unsere Kunden und Nutzer zur Verfügung stehen.

Dienstreisen, Besprechungen und Seminarveranstaltung sowie Fortbildungsreisen bleiben bis auf Weiteres abgesagt bzw. werden verschoben. Außendiensttermine im Bereich der Personalwirtschaft oder der Kommunalversicherung werden bis auf weiteres nur bei dringender dienstlicher Veranlassung durchgeführt, wenn eine Wahrnehmung mittels Audio-/Videokonferenz nicht möglich ist. Die Einhaltung der nach den aktuellen Corona-Arbeitsschutzstandards geltenden Schutz- und Hygienemaßnahmen ist dafür Grundvoraussetzung. 

Für die Grundlagenseminare in der Personalwirtschaft führt die ppa Online-Seminare durch. Unsere Kunden werden von uns entsprechend informiert.

Regelungen für den Fall einer Vollschließung 

Bei einer möglichen Vollschließung - entweder aufgrund der Anordnung der Gesundheitsbehörden oder einer allgemein staatlichen Weisung - sind unsere Dienstleistungen im Rahmen der Pandemie-Notfallplanung im Einzelnen wie folgt geregelt:

Personalwirtschaft, Versorgungskasse, Landesfamilienkasse und Zusatzversorgungskasse

Die Kernprozesse der ppa (fristgerechte Zahlbarmachung aller laufenden Entgelte, Versorgungsbezüge, ZVK-Renten und Kindergeld sowie die Abführung der privaten und gesetzlichen Abzüge) sind sichergestellt. Das für diese Aufgaben eingesetzte Personal ist mit mobilen Arbeitsplätzen ausgestattet, die Prozesse können aus dem Home-Office gesteuert werden. Vertretungsfunktionen sind eingerichtet.

Falls Sie im Falle einer Vollschließung die für Sie zuständigen Sachbearbeiter*innen nicht erreichen sollten, nehmen Sie in wirklich dringlichen Angelegenheiten bitte per E-Mail-Kontakt zu uns auf unter den zentralen Mailadressen:

personalwirtschaft@ppa-duew.de für die Personalwirtschaft

versorgungskasse@ppa-duew.de für die Versorgungskasse

kindergeldkasse@ppa-duew.de für die Landesfamilienkasse

info@bvk-zusatzversorgung.de für die Zusatzversorgungskasse

Die Beihilfe ist im Rahmen der Pandemie-Notfallplanung nicht als unerlässlicher Kernprozess identifiziert.

Daher können Beihilfeabrechnungen und die Widerspruchsbearbeitung im Fall einer Vollschließung nur noch in einem eingeschränkten Maße stattfinden, und zwar in Abhängigkeit der Verfügbarkeit von mobilen Arbeitsplätzen sowie den Leitungskapazitäten vor Ort und bei unseren Software-Partnern. Sofern Home-Office ermöglicht werden kann, werden vorrangig die per digitaler Beihilfe-App eingereichten Anträge bearbeitet.

Im Home-Office können jedoch nicht die effizienten, technischen Arbeitsbedingungen hergestellt werden, die die Dienststelle vorhält. Insofern wird sich die Bearbeitungsdauer für Beihilfeanträge im Falle einer Vollschließung deutlich erhöhen. Es ist zudem davon auszugehen, dass aufgrund dadurch sich aufbauender Bearbeitungsrückstände dies auch noch für einen derzeit unbestimmbaren Zeitraum nach Rückkehr in den Normalbetrieb zu erwarten ist. Die Kontaktmöglichkeiten zu unseren Sachbearbeiter*innen wird im Falle einer Vollschließung stark eingeschränkt sein. Sollte eine Kontaktaufnahme dringend erforderlich sein, bitten wir um Zusendung einer E-Mail unter der zentralen Mailadresse

beihilfe@ppa-duew.de

Aufgrund des derzeitigen Antragsvolumens ist zurzeit mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 8 Arbeitstagen zu rechnen.

Da zum Jahreswechsel die Zahl der Antragseingänge erfahrungsgemäß steigt, kann im weiteren Verlauf eine längere Bearbeitungszeit nicht ausgeschlossen werden.

Ihre Anliegen in Widerspruchsangelegenheiten können Sie uns gerne unter Verwendung der zentralen Mailadresse

widerspruchsstelle@ppa-duew.de

zukommen lassen.  Beachten Sie jedoch bitte, dass die Erhebung eines Widerspruches der Schriftform bedarf, die durch Übersendung einer E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur nicht gewahrt ist. Zur formgerechten Erhebung des Rechtsbehelfs können Sie jedoch gerne ein eigenhändig unterschriebenes Widerspruchsschreiben im Dateianhang einer E-Mail übermitteln.

Zusatzversorgungskasse

Im Falle der Vollschließung der ppa und damit auch der ZVK-Geschäftsstelle der Bayerischen Versorgungskammer (BVK) in Bad Dürkheim ist die Erreichbarkeit der Kolleginnen und Kollegen stark eingeschränkt.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen vorrangig, Ihr Anliegen per E-Mail an die BVK in München zu formulieren (E-Mail: info@bvk-zusatzversorgung.de).

Um Verzögerungen in der Bearbeitung Ihres Anliegens und Rückfragen zu vermeiden, sollten Sie wenn möglich bereits vorhandene Unterlagen zu Ihrem Anliegen direkt einscannen (bitte keine Handy-Fotos) und der Mail anhängen.

Die Kommunal- und Beihilfeversicherung wird im Falle einer Vollschließung im Notbetrieb fortgeführt. Selbst wenn Ihnen die persönlichen Mailadressen unserer Mitarbeiter*innen bekannt sind, bitten wir Sie in der Akutlage bei dringenden Angelegenheiten ausschließlich die zentrale Mailadresse kommunalversicherung@ppa-duew.de zu benutzen.

Schadensmeldungen können auch unmittelbar an die Versicherungskammer Bayern abgesetzt werden unter der zentralen Mailadresse schaden@vkb.de.

Unsere Notfallplanung steht unter dem Anspruch, den Kampf unserer Bundes- und Landesregierung zur Eindämmung der Ausbreitung des Virus zu unterstützen. Insofern haben wir unsere Prozesse so ausgerichtet, dass möglichst wenige Mitarbeiter*innen noch untereinander in Kontakt treten müssen. Dadurch sind Bearbeitungsverzögerungen während und auch nach der Krise unvermeidbar. Die Aufrechterhaltung unserer Kernprozesse (fristgerechte Zahlung laufender Entgelte, Versorgungsbezüge/, Kindergeld sowie Abführung aller Abzüge) hat die oberste Priorität.

Weitere spezifische Informationen unserer Geschäftsbereiche finden Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt auf unserer Homepage www.ppa-duew.de.

Wir hoffen, dass diese Maßnahmen auch in Ihrem Sinne sind und wünschen Ihnen für Ihr eigenes Krisenmanagement viel Erfolg!

Bleiben Sie gesund!
Ihre ppa