Beihilfe macht den nächsten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung

Wichtige Hinweise für Nutzer von Papieranträgen Der nächste Schritt zur Digitalisierung steht nun kurz bevor.

Künftig werden per Post bei uns eingehenden Schriftstücke vor der weiteren Bearbeitung eingescannt und automatisch digital an die Sachbearbeitung weitergeleitet.

Wir haben im Vorfeld der Einführung den Ablauf eingehend getestet und die bislang aufgetretenen Fehler direkt behoben. Entscheidend für ein reibungsloses Funktionieren der Digitalisierung von Schriftgut zur schnellen Weiterleitung ist jedoch auch die Beschaffenheit der Eingangspost.

Hier sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen!

Sie können den Prozess unterstützen und damit wesentlich zu einer reibungslosen und zügigen Weiterverarbeitung beitragen, wenn Sie folgende Kriterien beachten:

• Bitte nutzen Sie nur noch die neuen Antragsformulare, erkennbar an dem aufgedruckten QR-Code. Diese finden Sie auf unserer Homepage unter „Anträge & Formulare“.

• Kopieren Sie bitte jeden Beleg einzeln. Mehrere Belege (z. B. Rezepte) nur auf ein Blatt kopiert, können nicht korrekt erfasst werden.

• Bitte kennzeichnen Sie Belege, deren Vorder- und Rückseite einzeln kopiert werden, sodass eine eindeutige Zuordnung möglich ist (z. B. durch eine Nummerierung).

• Bitte reichen Sie Schriftverkehr, der nicht zu einem Beihilfe-Antrag gehört, mit separater Post ein (ohne Antragsformular).

• Bei Einreichung von Belegen / Rechnungen für mehrere Personen beschleunigt eine Sortierung der Belege nach Personen die Sachbearbeitung.

• Bitte verzichten Sie auf Post-its, Büro- und Heftklammern. Nutzen Sie bei Bedarf lose Notizzettel, die Sie den Belegen beilegen. Klebe-Etiketten und Klammern bleiben im Scanner hängen und legen unter Umständen das ganze System für Stunden lahm.

Dringlichkeits- / Eilt-Vermerk:

Bitte beachten Sie: Aufgrund der automatisierten Verarbeitung der Eingangspost ist es leider nicht mehr möglich, einen von Ihnen angebrachten Dringlichkeits- oder Eilt-Vermerk zu berücksichtigen. Die Dringlichkeit ergibt sich vielmehr aus der Gesamtsumme aller eingereichten Belege oder Rechnungen, welche Sie im Antragsformular angeben sollten.

Sollte es trotz aller Vorkehrungen in den ersten Wochen nach der Systemumstellung aufgrund derzeit nicht absehbarer technischer Schwierigkeiten zu Verzögerungen in der Sachbearbeitung kommen, bitten wir Sie schon jetzt um Ihr Verständnis.

Die Bearbeitung von App-Anträgen ist von dieser Neuerung nicht betroffen und grundsätzlich als schnellstes Antragsmedium zu empfehlen. Sie können die App im Google Play Store oder im Apple Store kostenfrei herunterladen unter dem Suchbegriff „ppa beihilfe app“.