Aktuelles aus der Abteilung Beihilfenberechnung – Stand August 2022

Maßnahmen zur Verbesserung der Bearbeitungszeiten

Derzeit verharren die Bearbeitungszeiten in der Beihilfeabteilung auf einem konstant hohen Niveau. Aktuell muss man mit 4-5 Wochen Bearbeitungszeit rechnen. Leider verschärft die pandemische Lage mit ihren massiven Auswirkungen auf den Arbeitsablauf die Lage zusätzlich. Ebenso wie alle Arbeitgeber deutschlandweit haben wir mit vielen Personalausfällen zu kämpfen. Natürlich ist das für alle Beteiligten unbefriedigend.
Bis zur Mitte des Jahres 2020 hatten wir durch organisatorische Veränderungen und Automatisierungsmaßnahmen unsere Bearbeitungszeiten auf durchschnittlich vier bis sechs Tage herunterfahren können, was uns darin bestätigt, dass unsere Arbeitsabläufe und unsere Personalkapazität auf das Antragsvolumen passend zugeschnitten sind. 

Was ist nun der Grund für die momentan sehr hohen Bearbeitungszeiten? 

Zusätzlich zu den Folgen der Pandemie haben uns unkalkulierbare, langfristige Erkrankungen mehrerer Mitarbeitenden sowie ein signifikant erhöhtes Antragsvolumen infolge vermehrter Erkrankungen auch auf Seiten der Beihilfeberechtigten in den letzten beiden Jahren massiv getroffen.

Seit April 2021 kämpfen wir mit einer Krankheitsquote von mehr als 30%. Auch wenn das verbliebene Personal seither dauerhaft durch hunderte von Überstunden und regelmäßiger Samstagsarbeit dem Ausfall entgegenwirkt, ist es nur schwer möglich, den aus 2020 gewohnten Bearbeitungsstandard zu halten, was letztlich zu den nun schon seit geraumer Zeit sehr hohen Bearbeitungszeiten führt.

Neben zahlreichen organisatorischen Veränderungen (z.B. Verkürzung der Telefonzeiten zur Erhöhung der für die Antragsbearbeitung zur Verfügung stehenden Kapazitäten) haben wir seit Mitte 2021 zudem umfangreiche personelle Maßnahmen in die Wege geleitet, um die Bearbeitungszeit mittelfristig wieder auf den Standard aus 2020 zurückzuführen. Unter anderem haben wir die durch Krankheit vakant gewordenen Stellen bis zum Sommer 2022 nachbesetzen können und darüber hinaus zusätzliche Stellen geschaffen, um den Personalkörper weiter zu verstärken.

Allerdings bedarf es einer intensiven Einarbeitung der neuen Kolleg*Innen in die komplexe Rechtsmaterie des Beihilfenrechts, um eine gesetzeskonforme Sachbearbeitung nach den Vorgaben der Beihilfenverordnung Rheinland-Pfalz durchführen zu können.
Mit einer deutlich spürbaren und auch anhaltenden Besserung der Lage ist daher voraussichtlich erst nach ca. sechs bis 12 Monaten ab dem Zeitpunkt der Einstellungen zu rechnen.

Die Zufriedenheit unserer Kunden hat für uns oberste Priorität und unsere Mitarbeitenden tun weiterhin alles, um die Anträge zügig abzuarbeiten.
Wir danken ausdrücklich dafür, dass uns bislang sehr viel Verständnis entgegengebracht wurde. Sie können unsere Bemühungen unterstützen, indem Sie möglichst von einer Rückfrage zum Bearbeitungsstand Ihres Antrags absehen und damit wertvolle Zeit für die Abarbeitung der aufgelaufenen Rückstände schaffen.